Ta del av allt innehåll på Aktuell Hållbarhet
Starta din prenumeration

Prenumerera

Måndag18.01.2021

Kontakt

Annonsera

Meny

Starta din prenumeration

Prenumerera

Sök

Mobilitet

Många storbolag planerar att minska på tjänsteresandet och öka flexibiliteten kring distansarbete även efter corona.

Foto: Mostphotos

Arbete hemma kan bli norm efter pandemin

Digitala möten och distansarbete har blivit standard för många företag under corona-krisen. Aktuell Hållbarhets och Dagens industris enkät tyder på att en ökad andel resfria möten och flexibilitet kring hemarbete ser ut att bli det nya normala i näringslivet även efter corona.

Publicerad: 14 December 2020, 10:11

Tobias Persson

tobias.persson@aktuellhallbarhet.se

– Det har blivit normalt att interagera med kunder, leverantörer och kollegerna på ett virtuellt sett. Det är inte den enda vägen framåt men virtuella möten kommer öka eftersom covid har visat att det funkar, säger Aiko Bode, hållbarhetschef på Fenix Outdoor.

Precis som så många andra organisationer har det svenska friluftsföretaget tvingats ställa om under pandemin. Pendlingsresorna har minskat när anställda arbetar hemma. Butikerna är stängda i många länder, medan försäljningen har flyttat över till nätet. 

Aiko Bode berättar att Fenix Outdoors tjänsteresor har minskat med uppskattningsvis 60–80 procent under pandemin, vilket kan tänkas vara utmanande för ett företag med verksamhet och leverantörer i många länder. Men de upparbetade kontakterna med leverantörer har underlättat övergången till resfria möten.

– I en viss utsträckning är det möjligt att jobba mer med virtuella möten eftersom vi redan hade goda relationer med våra affärspartners. Det skulle inte funka med partners som vi inte känner sedan tidigare, säger Aiko Bode. 

 Han berättar att corona-pandemin har påverkat företagets inställning till tjänsteresor. De har fått ökade insikter om att virtuella möten i många fall är ett alternativ till standardförfarandet att boka en resa till platsen där mötet ska hållas. Därför planerar nu Fenix Outdoor för att även efter pandemin minska på det internationella resandet med 35-50 procent, jämfört med innan corona. 

– Det var tydligt redan innan att vi behöver adressera frågan, men pandemin har blivit en katalysator. Ledningsgruppen har kommit fram till slutsatsen att vissa typer av möten och interaktioner likväl kan ske virtuellt, säger Aiko Bode. 

Aktuell Hållbarhet och Dagens industris enkät visar att Fenix Outdoor inte är ensamma om att planera för minskat resande och mer virtuella möten. Av de 25 bolag som svarat på frågorna säger 84 procent att de planerar att minska antalet tjänsteresor jämfört med innan corona, till förmån för resfria möten. 65 procent av bolagen svarar också att de planerar att erbjuda anställda större frihet att jobba på distans.

Teknisk utmaning för vissa företag

Pandemin har öppnat upp ögonen för många företag om att tekniken i dag gör det möjligt att jobba resfritt i stor utsträckning. Men så är inte fallet för alla företag.

– En stor del av våra anställda kan inte arbeta hemifrån eftersom jobbet kräver slutna säkra system, säger Sebastian Carlsson, kommunikationsdirektör på Saab. 

Försvarsindustribolagets tjänsteresor har ändå minskat rejält under pandemin och inom Sverige ligger inrikes rörelse nära noll. Samtidigt jobbar 35 procent av personalen i Sverige hemifrån, och motsvarande siffra på global nivå är 50 procent. 

Sebastian Carlsson säger att företaget jobbar med att minska resandet, vilket de även gjort innan corona, men påpekar att pandemin också visar på vikten av möjligheten att resa. Därför är det nödvändigt med omställning, elektrifiering och effektivisering av transporter. 

Anledningen till att Saab i många fall är beroende av fysiska möten och arbete på kontoret är de säkerhetsrisker som digitala arbetssätt kan medföra. Företaget är inte ensamt om att göra bedömningen; cyberattacker och stöld av data ligger högt upp i World Economic Forum lista över globala risker. För ett företag som jobbar i försvars- och säkerhetsindustrin, med offentliga försvarsverksamheter bland kunderna, innebär det en särskild utmaning. 

– Många av de tekniska lösningarna som möjliggör hemarbete och -möten är molnbaserade och de får vi inte använda. Många digitala lösningar som möjliggör distansarbete är inte tillräckligt säkra för oss och därför finns ett lager av begränsning som gör att vi måste träffas fysiskt, säger Sebastian Carlsson.

För Saab har utmaningen varit aktuell under många år, men pandemin har bidragit till att sätta fingret på behovet av att utveckla säkrare digitala kommunikationsverktyg säger Sebastian Carlsson. 

Lång erfarenhet av resfritt arbetsliv

Många företag ser emellertid möjligheter att fortsätta utveckla det delvis resfria arbetslivet med mer digitala möten. Ett företag som har arbetat med detta sedan länge är Telia som redan 1999 tog fram en mötespolicy som gick före resepolicyn. 

– Då bestämde vi att man alltid ska utvärdera om det går att ta ett möte utan att resa. Tanken var redan då ur ett miljöperspektiv men även givetvis ett kostnadsperspektiv, säger Anna Augustson, hållbarhetschef på Telia Sverige, och tillägger att det även finns en hälsoaspekt för anställda som slipper resa mycket. 

Sedan dess har tjänsteresandet, kostnaderna och koldioxidutsläppen från resor minskat med ungefär 80 procent. Samtidigt har telekombolaget under mer än 20 år haft en flexibilitet kring distansarbete för alla anställda som har haft förtroendearbetstid och en kultur som gör det möjligt att styra var och när man jobbar.  

”Vi kan se möjligheterna att det går att fortsatt minska tjänsteresorna jämfört med normalläget.”

Trots att det resfria arbetslivet länge varit närvarande i Telia har pandemin visat att det fortfarande finns möjligheter till optimering. Tjänsteresorna har minskat med nästan 95 procent under de senaste månaderna, men företaget fortsatt leverera till kunder och slutit nya avtal. 

– Vi kan se möjligheterna att det går att fortsatt minska tjänsteresorna jämfört med normalläget. Sen kommer vi när pandemin är över givetvis inte sluta helt med tjänsteresor och bara jobba hemma men vi kommer nog inte gå tillbaka till samma läge som före pandemin, säger Anna Augustson.

Viktigt att fundera på drivkrafter

För att det allt mer digitala arbetslivet ska bli långsiktigt hållbart, även efter corona, menar Anna Augustson att företag behöver fundera på drivkraften till att arbeta mer resfritt. 

– Jag tror att det är viktigt att man stannar upp lite och reflekterar kring vilket arbetssätt man vill skapa och varför. Vad är drivkraften? Det finns flera tänkbara drivkrafter och det kan vara en kombination. Om man exempelvis ska tänka på medarbetarnas hälsa bör man både tänka på vad som påverkar på distans och vad som påverkar på kontoret, säger Anna Augustson. 

När man har skaffat sig en bild av de primära drivkrafterna kan det vara vettigt att företaget tar fram en strategi för att skapa hållbara digitala arbetssätt. 

– Många fokuserar nog på tekniken nu under den akuta fasen under pandemin. Men det handlar också om att ändra beteenden och lära användarna att använda tekniken, säger Anna Augustson.

Telias tips för att jobba mer resfritt på ett hållbart sätt

Telias hållbarhetschef Anna Augustson ger tips på hur ditt företag kan skapa strukturer för ett hållbart digitalt arbetsliv. 

 

1. Bestäm varför ni vill jobba med digitala möten. Fundera över vad som är drivkraften till att ditt företag vill jobba mer resfritt, exempelvis hälsa, kostnadsbesparingar eller minskad miljöpåverkan. Forma en strategi för hållbart digitalt arbete utifrån detta.

2. Håll koll på och lär ut de digitala verktygen. Se till att ha rätt teknisk utrustning och sortera upp i den digitala verktygslådan så att det blir tydligt vilken kanal som ska användas för vad. Det är också viktigt att hjälpa personalen att förstå hur tekniken ska hanteras.

3. Stötta ledarna så de kan vara närvarande. Vid distansarbete kan det vara särskilt viktigt att chefer håller koll på hur anställda mår och inte bara hur de för stunden presterar rent produktivt. Tätare samtal med medarbetare och att hålla nere antalet videomöten är exempel på åtgärder som kan vara bra för anställdas välmående. 

4. Jobba med självledarskap bland anställda. Med distansarbete suddas gränsen mellan jobb och privatliv lätt ut. Därför är det viktigt att lära personalen att systematiskt ta eget ansvar för sin arbetstid, ta pauser under dagen och att ha en agenda för digitala möten som riskerar att bli en tidstjuv från andra arbetsuppgifter.

 

Det här är ett utdrag ur rapporten Mobility Insights #2 från Di Mobilitet och Aktuell Hållbarhet. Här kan du läsa hela rapporten. 


Dela artikeln:

Håll dig uppdaterad med vårt nyhetsbrev

Genom att skicka in mina uppgifter godkänner jag Bonnier Business Media AB:s (BBM) allmänna villkor. Jag har även tagit del av BBM:s personuppgiftspolicy.